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Importer des patients dans GERO (Excel / CSV)

Publié31 octobre 2025
Mis à jour31 octobre 2025
Parpim

Pour : administrateurs et gérants d’événement

Objectif : importer rapidement une liste de patients depuis un fichier Excel (.xlsx) ou CSV (.csv), en limitant les erreurs.

1) Accéder à la fonction d’import

  • Si vous êtes admin ou gérant de l’événement, le bouton Importer apparaît en haut de l’écran de la liste des patients.
  • Cliquez sur Importer pour ouvrir l’assistant (wizard).

💡 Astuce : si vous ne voyez pas le bouton, vérifiez votre rôle sur l’événement.

2) Déposer le fichier

  • Glissez-déposez votre fichier Excel (.xlsx) ou CSV (.csv), ou utilisez le sélecteur de fichier.
  • L’assistant lit la première ligne comme ligne d’en-têtes (noms de colonnes).

⚠️ Important : un fichier sans en-têtes peut faire échouer l’import.

3) Faire correspondre les colonnes (mapping)

L’assistant propose un pré-remplissage des correspondances de colonnes. Vous pouvez corriger manuellement.

Champs reconnus :

  • Référence / Identifiant (optionnel, utile pour éviter les doublons)
  • Prénom
  • Nom
  • Sexe (M/H, male/female, monsieur/madame, etc.)
  • Date de naissance
  • Type de patient (ex. participant, staff, VIP — selon votre configuration)
  • Nationalité
  • Adresse : rue, ville, code postal, pays
  • Email
  • Téléphone

🧠 Le moteur nettoie automatiquement le téléphone (garde les chiffres et “+”).

4) Données récupérées par GERO

Pour chaque ligne, GERO crée un patient avec :

  • Identité : prénom, nom, date de naissance (convertie en ISO YYYY-MM-DD), sexe
  • Coordonnées : email, téléphone, adresse (rue, ville, code postal, pays)
  • Nationalité
  • Référence interne (si fournie)
  • Type (si fourni)

Si une donnée est manquante ou illisible, le champ est laissé vide pour cette ligne.

5) Bonnes pratiques

✅ Formats de date acceptés

Tous sont convertis automatiquement vers ISO YYYY-MM-DD :

  • 12/03/1980 ou 1/3/1980
  • 1980-03-12
  • 1980/03/12
  • Cellule Excel au format Date (et non “Texte”) — OK

À éviter (non pris en charge) :

12.03.1980 • 12 mars 1980 • 03-12-80 • texte libre (“mars 1980”)

Conseil : dans Excel, mettez la colonne Date de naissance en format Date (Accueil → Nombre → Date courte).

✅ Entêtes/colonnes

  • Conservez une première ligne avec des noms de colonnes clairs.
  • Évitez les colonnes sans titre au milieu des données.
  • Ne mélangez pas plusieurs infos dans une même cellule (ex. “Nom Prénom” ensemble).
  • Supprimez les colonnes totalement vides.

✅ Caractères spéciaux

  • Accents UTF-8 : OK (ex. Élodie, José).
  • Évitez les retours à la ligne dans une cellule, les tabulations et guillemets “exotiques”.
  • Téléphone : gardez chiffres et “+” (ex. +262…, 063…).

✅ Nationalité & Pays

  • Recommandé : codes ISO 3166-1 alpha-2 (FR, MG, RE, US…), surtout si vous filtrez ensuite par nationalité.
  • Sinon, utilisez un libellé standard (ex. “France”, “Mayotte”).

6) Exemple minimal (CSV)

Copiez/collez ce modèle dans un éditeur et enregistrez en UTF-8 :

reference,givenName,familyName,gender,dateOfBirth,type,email,phone,nationality,street,town,postcode,country
A001,Leïla,Bakari,F,1992-07-15,participant,leila@example.com,+262639000000,MG,12 rue du Lagon,Pamandzi,97610,MG
A002,Jean,Martin,M,15/09/1980,staff,jean.martin@example.fr,0639000001,FR,1 avenue des Plages,Mamoudzou,97600,FR
A003,Moina,Issa,f,1/3/1990,VIP,moina@example.com,+262639000002,KM,Route Nationale,Labattoir,97615,KM

Remarquez la variété de formats de date : YYYY-MM-DD et d/M/yyyy — tous acceptés.

7) Erreurs fréquentes & résolution

  • “L’import échoue immédiatement” → Vérifiez la présence d’en-têtes en ligne 1 et l’absence de colonnes sans titre.
  • “Certaines dates ne passent pas” → Mettez la colonne au format Date ou utilisez YYYY-MM-DD.
  • “Le tri par âge semble bizarre” → Les dates doivent être valides ; corrigez les lignes en erreur puis réimportez.
  • “Les numéros de téléphone ont changé de format” → Normal : GERO nettoie pour garder uniquement chiffres et “+”.

8) Conseils d’organisation

  • Faites un petit import test (5–10 lignes) avant un import massif.
  • Conservez une colonne “Référence” unique (ID interne) pour éviter les doublons et faciliter les mises à jour.
  • Documentez en interne vos formats de colonnes (un template par événement, c’est la paix).

FAQ

Q : Peut-on importer sans date de naissance ?

R : Oui, la ligne est importée et la date reste vide.

Q : Le sexe doit-il être en “M/F” ?

R : Les libellés courants sont reconnus (M, F, male, female, monsieur, madame, etc.).

Q : Quelle différence entre “Pays” de l’adresse et “Nationalité” ?

R : Pays = champ adresse ; Nationalité = statut civil du patient.

Pour les filtres, préférez les codes ISO (FR, MG, …).

Check-list avant import (résumé)

  • 1ère ligne = en-têtes ✔
  • Dates en YYYY-MM-DD ou en format Date Excel ✔
  • Téléphone propre (+ et chiffres) ✔
  • Pas de colonnes sans titre / colonnes vides au milieu ✔
  • CSV UTF-8 si vous n’utilisez pas Excel ✔

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